A ciência secretarial e os recursos da informação: uma análise das peculiaridades da G.R.I. na profissão de Secretariado Executivo

NONATO JUNIOR, Raimundo. A ciência secretarial e os recursos da informação: uma análise das peculiaridades da G.R.I. na profissão de Secretariado Executivo.

Palavras-chave: Ciências da Assessoria, Secretariado Executivo, Gestão dos Recursos da Informação.

Resumo:

O presente trabalho apresenta resultados de uma pesquisa feita sobre o uso e Gestão dos Recursos da Informação (G.R.I.) na área de Secretariado Executivo. A referida pesquisa foi realizada no ano de 2006, na cidade de Fortaleza-Ce, investigando quais seriam as peculiaridades da gestão informacional em tal área do conhecimento. Para tanto, foi feita pesquisa exploratória por meio de três etapas que trazem definição e análise das categorias produzidas.

Introdução:

O Secretariado Executivo vem – particularmente – demonstrando novas significações sobre uso e abordagem da gestão informacional. Paulatinamente, a Ciência Secretarial deixa de ser vistas sob a óptica das ‘funções complementares e burocráticas’, para ser considerada como integrante do ramo das Ciências Estratégicas que são decisivas na qualidade do trabalho organizacional. Nesta perspectiva, a informação ultrapassa os meros equipamentos automatizados e é percebida como amplo processo simbólico de revolução do mundo do trabalho.
A partir de então, os profissionais de Secretariado vêm se deparando, em seus locais de atuação, com as seguintes questões: como abordar a gestão dos recursos da informação nos trabalhos de assessoria organizacional? Em que aspectos a gestão informacional feita pelo profissional de Secretariado Executivo se diferencia daquela realizada por outros colaboradores do ambiente de trabalho?
Em busca de indícios que resultassem em uma melhor compreensão das indagações referidas acima, realizou-se uma pesquisa que teve por objetivo geral: analisar as formas de abordagem da gestão informacional em Secretariado Executivo. A referida investigação ocorreu entre os meses de janeiro a julho de 2006, na cidade de Fortaleza – capital do Estado do Ceará.

Materiais e Métodos:

Esta investigação foi desenvolvida por meio de pesquisa exploratória de abordagem qualitativa, em três etapas: 1) Investigação teórico-bibliográfica (em livros, jornais, revistas, sites e sistemas de G.R.I.); 2) Investigação Documental (nas leis que regem a profissão de Secretariado Executivo – Regulamentação, Código e Ética e Diretrizes Curriculares Nacionais), objetivando mapear as diretrizes sobre gestão informacional para Secretariado nos respectivos documentos; 3) Investigação de Campo, por meio de observação participante no cotidiano laboral de três Secretários Executivos que trabalham diretamente com gestão dos recursos da informação.

Resultados e Discussão:

Os achados da pesquisa levaram a elaboração de três macro-categorias que resumem as peculiaridades da G.R.I. na profissão de Secretariado, são elas: expansão conceitual, instrução normativa e demanda organizacional.
A primeira categoria, denominada Expansão Conceitual, remete-se ao entendimento que o profissional de Secretariado tem sobre o que é informação. Vale salientar que um conceito não se restringe apenas há uma definição. Conceituar significa produzir uma óptica criadora de percepção e análise do mundo em que se vive, ou seja, é um ato de intervenção prático-filosófica dentro do contexto em que se atua (DELEUZE & GUATTARI, 1992).
Na observação realizada, bem como nos estudos bibliográficos, foi possível comprovar que o trabalho secretarial contemporâneo exige tais compreensões conceituais: a informação enquanto dimensão simbólica partilhada e a informação enquanto fundamento das comunicações empresariais.
Os dados que levaram a formulação da segunda categoria surgiram, basicamente, das três fontes documentais pesquisadas: a regulamentação profissional de Secretariado Executivo, o código de ética da profissão de Secretariado e as diretrizes curriculares nacionais para o ensino de Secretariado.
Para a análise destes documentos, procedeu-se inicialmente a um mapeamento quantitativo. Para tanto, os documentos foram analisados buscando-se: a) identificar se abordavam o assunto informação em seu texto e se o destacavam perante os demais conteúdos abordados e b) se continham um artigo dedicado ao tema informação no corpo do texto e se o relacionavam com o a proposta geral do documento.
Para efeito de tabulação dos dados, foi considerada uma escala de 0 a 1 ponto, na qual foi-se atribuído: 1 ponto para as análise que resultassem na resposta SIM; 0,5 para as que resultassem em PARCIALMENTE e 0 para as análises que evidenciassem a resposta NÃO.
Após tal estruturação dos dados, foi possível constatar 100% de satisfação na análise documental referente ao item A e 75% na que se referia ao item B, sendo então considerados que as atuais leis da profissão tanto incentivam a gestão informacional em Secretariado como a destacam como importante ferramenta de trabalho.
A produção de dados que levou a elaboração da terceira categoria de pesquisa (demanda organizacional) foi obtida, principalmente, por meio da pesquisa de campo. Nesta, observou-se o cotidiano de três profissionais de assessoria executiva. Estas observações ocorreram em dias e horários alternados, somando-se ao final 20 horas de acompanhamento ao trabalho de cada profissional, com duração total de 3 meses.
Nestas ocasiões, captaram-se as principais demandas do ambiente organizacional para a gestão da informação realizada por estes profissionais e observou-se que tais demandas se relacionavam intensamente com os achados analisados nas categorias anteriores, permitindo evidenciar aquilo que havia sido questionado na segunda pergunta da pesquisa. Procedendo-se à análise dos dados elaborados nesta etapa, chegou-se a afirmação de que o trabalhão de G.R.I. do secretário executivo se desenvolve por meio das seguintes peculiaridades: habilidade de leitura e comunicação bilíngüe (inglês/português) na área técnico-informacional; capacidade de pré-gestão dos sistemas a serem trabalhados pelo executivo e prática intensiva dos valores éticos do sigilo e do discernimento.

Conclusões:

Em suma, entende-se que são muitas as peculiaridades as quais a gestão informacional está submetida na prática laboral do assessor executivo. Portanto, os materiais / treinamentos dados a estes profissionais sobre o referido tema devem ser direcionados à sua práxis, devendo ser – preferencialmente – coordenados por um profissional que possua bacharelado em Secretariado Executivo e experiência em uso e abordagem da informação no ramo de assessoria.

Esta mudança de perfil reflete o longo processo pedagógico que esta profissão vem passando recentemente (NONATO JÚNIOR: 2000) e traz consigo diversos desafios. Dentre estes, é possível destacar a grande valorização dos recursos da informação que o profissional de secretariado gerencia. Uma vez que os recursos sob responsabilidade do secretário são mais valiosos – tanto em termos financeiros como estratégicos – o profissional também passa a ser visto de maneira mais valorosa.
Torna-se indispensável salientar que a pesquisa revelou grande associação entre as áreas de Ciências da Informação (Biblioteconomia) e as Ciências da Assessoria (Secretariado Executivo). Assim, esta ciência pode enriquecer-se ao buscar elementos referenciais naquela, uma vez que o olhar sobre a informação em ambas tem seu foco no profissional gestor. Outra importante aproximação é revelada ao se analisar que ambas as áreas trabalham com articulação entre os setores técnicos e seus executivos nas organizações.

Bibliografia:

BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, 1996.

BRASIL. Conselho Nacional de Educação. Parecer nº. CES/CNE 0102, de 11 de março de 2004. Aprova as diretrizes curriculares nacionais ao curso de Secretariado Executivo. (1982).
_______. Lei nº. 7.377 de 30 de setembro de 1985. Dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências. (1985).
_______. Código de Ética da Profissão de Secretariado Executivo. Publicado em 7 de junho de 1989 no diário oficial da união (1989).
DELEUZE, G. & GUATTARI, F. O que é a Filosofia. Editora 34, 1992.
MORIN, Edgar. Teoria da Complexidade. Publicações Europa-America, 1996.
NONATO JÚNIOR, R. Desafios pedagógicos da Ciência Secretarial. Comunicação apresentada no I Encontro de Produção Científica em Secretariado da UFC (mimeo). Fortaleza, 2000.
REZENDE, D. A. & ABREU, A. F. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresarial: o papel estratégico da informação e dos sistemas de informação nas empresas. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2006.